Technicien de coordination de logistique H/F

Description de l'offre

La faculté de Médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 6 facultés de médecine d’Ile de France. Elle Forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

• 7000 étudiants


• 300 enseignants-chercheurs


• 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs MASTERS, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation 

Ses hôpitaux de rattachement sont :

L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)

L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) -

L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)

Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Missions du service logistique est des moyens généraux :

Le service logistique et des moyens généraux rattaché au secrétariat général de la faculté est un service support chargé de l’organisation et la mise à disposition des moyens et des services, organise et pilote les activités de logistique, d’accueil et d’entretien de la faculté. Il coordonne également l’activité sur les 3 sites de rattachement (le Kremlin-Bicêtre, Paul Brousse et Villejuif)

L’équipe est composée de co-responsables par intérim, et de 7 agents de catégorie C.

Missions principales de l’agent.e :

Placé.e sous la responsabilité des responsables du service logistique et moyens généraux, le/la technicien.ne de coordination

- Participe à l’ensemble des opérations logistiques au service des enseignements et de la recherche

-Est le/la référent.e événementiel.le et colloque pour le nouveau bâtiment recherche auprès des responsables du service et les seconde dans la coordination avec le service communication

- Met en place les consignes liées aux outils numériques, préconisées par le référent applications numériques du Service des études dans les différentes salles d’enseignement

-Dans le cadre de l’extension des bâtiments de la faculté de médecine et la future livraison du nouveau bâtiment recherche qui sera ouvert 7 jours sur 7 et dans une forte amplitude, le/la technicien.ne de coordination sera amené à collaborer avec les services hygiène et sécurité, le service maintenance, le service informatique, et sera le/la référent.e du service pour les unités de recherche

Missions détaillées

Logistique générale

• Participer aux opérations logistiques sur les 3 sites de la faculté de médecine (mise en place de salles, petits déménagements, etc…)


• Contrôler les prestations de sociétés externes (nettoyage des locaux et parties communes)


• Participer à la préparation et rédaction des dossiers techniques (clauses techniques, appels d'offres…)


• Participer à l’accueil et s’assurer de la bonne qualité du service rendu aux usagers et aux personnels


• Organiser et préparer l’accès des locaux et des installations


• Participer au tri, à la distribution et la collecte du courrier et aux opérations de livraison


• Etre force de proposition pour optimiser l’utilisation des locaux et valoriser les espaces


• Assurer la gestion du mobilier et des fournitures


• Participer à la gestion des places de parking en lien avec les interlocuteurs hospitaliers

Appui à l’enseignement

• Préparation des salles d’enseignement conformément aux consignes du coordonnateurs des applications numérique (enregistrement du cours à lancer via le Moodle, surveillance de la liaison PASS)


• Participation active aux ECOS


• Participation à l’organisation des examens, CC et épreuves nationales

Événementiel

• Participer à la mise en œuvre des événementiels, en étant le/la référent.e pour les événements organisés au sein du nouveau bâtiment recherche notamment


• Participer aux réunions préparatoires


• Rédiger les fiches de cérémonie


• Être présent.e lors des événements pour assurer la coordination des différents intervenants

Appui à la recherche

• Être le/la référent.e du service logistique au sein du bâtiment recherche pour les UMR et les autres services de la Faculté


• Veiller à la bonne réalisation des missions du service au sein du bâtiment


• Appliquer et faire respecter les normes et les procédures y compris celles relative à l’hygiène et sécurité


• Participer au comité de site

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Méthodologie de la logistique (notion de base)


• Réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (notion de base)


• Matériels d’alarme et de surveillance (notion de base)


• Contraintes liées aux immeubles (notion de base)


• Techniques d’élaboration de documents


• Techniques d’accueil téléphonique et physique


• Culture internet


• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Savoir interagir avec les interlocuteurs internes et externes à l’université


• Maitrise des logiciels métiers (CELCAT, ABYLA…)


• Maîtrise d’outils numériques (e-campus, autres plateformes Moodle…)


• Savoir analyser et traiter des informations


• Savoir rendre compte et alerter

Savoir-être :

• Anticiper et/ou faire preuve de réactivité.


• Avoir un esprit d’équipe et diplomatie


• Etre Organisé et réactif


• Etre force de proposition


• Faire preuve de rigueur et d'organisation


• Ponctualité

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Contraintes horaires-Astreintes éventuelles- idéalement Titulaire du permis B (déplacements professionnels à prévoir sur différents sites)

 Encadrement : Non

Conduite de projet : Possible

Emploi du temps : Prévoir ses congés en fonction des exigences du calendrier de paie, néanmoins il n’y a le plus souvent aucunes contraintes pendant les périodes de vacances scolaires.

Télétravail : NON

Nombres de jours de congés : 52 jours par an (RTT et jours de fractionnement inclus)