Secrétaire pédagogique H/F

Description de l'offre

Missions principales de l’agent.e:

• Assurer la gestion et le suivi administratif du secrétariat du parcours de master Bioinformatique (M2 45 étudiants)


• Aide au pilotage de la formation (organisation de réunion, données étudiantes …) pour les responsables pédagogiques


• Accompagnement et suivi des candidatures sur les différentes plateformes (Inception, e-candidat)


• Accueil des étudiants


• Élaboration des emplois du temps : planning de cours, sessions en entreprise, examens et jurys, réservation de salles


• Suivi des contrats pédagogiques individuels


• Information et orientation des étudiants tout au long de l’année


• Relations et coordination avec les différents acteurs de la formation : département informatique, département de biologie, scolarité centrale de l’UFR Sciences, entreprises d’accueil des stages …


• Suivi pédagogique des notes sur Apogée, édition des PV de jury et des relevés de notes


• Suivi des dossiers d’heures complémentaires et de vacation des enseignants


• Appui à l’organisation des événements de la filière (Journées portes ouvertes, remise des diplômes, …)


• Suivi des conventions de stage (personne référente pour les entreprises d’accueil des stagiaires)


• Élaboration et suivi des dossiers HCC de bout en bout pour les intervenants extérieurs au périmètre employeur de l’Université Paris-Saclay (une centaine de vacataires pour plus de 2000 heures).

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur, du système LMD et formations au niveau Master plus particulièrement


• Connaissance des outils pédagogiques : APOGEE, MOODLE, P-Stage


• Connaissance des outils de gestion de candidatures : INCEPTION


• Maîtrise de la bureautique : Excel, Word


• Connaissance des aspects réglementaires sur les modalités d’évaluation des UE et de contrôle des connaissances

Savoir-faire :

• Savoir communiquer et diffuser les informations


• Utiliser les techniques documentaires, rechercher l’information pertinente, la vérifier et la classer


• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat


• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions

Savoir-être :

• Être force de proposition et d’alerte des responsables de la formation


• Conseil et orientation des étudiants


• Disponibilité et réactivité

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.