Adjoint en gestion administrative (H/F)

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique : Le pôle de gestion a pour mission de gérer la carrière de l’ensemble des agents titulaires et non titulaires des services centraux, DEG, F2SS

Missions principales de l’agent.e :

• Assurer le Secrétariat du Pôle (planning de présence, congés du service, courrier)


• Organiser les réunions de Pôle


• Envoi de l’ensemble des arrêtés dans les différentes directions


• Prendre les communications et effectuer le remplacement en cas d’absence de la secrétaire de la DRH


• Gestion des parapheurs pour signature de la DGS/président et gestion du retour des parapheurs signés pour les composantes.


• Prendre en charge le recrutement des étudiants et mise en paiement


• Calcul de l’engagement financier


• Travailler en étroite collaboration avec les chefs de service du pôle.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

-Notions de base des techniques de communication orale et écrite

-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :

• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)


• Utiliser les outils bureautiques


• Trier, hiérarchiser et classer les informations.


• Analyser et gérer les demandes d’information


• Gérer la confidentialité des informations et des données


• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances


• Utiliser et renseigner les logiciels spécifiques du domaine géré et les logiciels courants (bases de données, traitement de texte, tableur,…)


• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-faire :

• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)


• Utiliser les outils bureautiques


• Trier, hiérarchiser et classer les informations.


• Analyser et gérer les demandes d’information


• Gérer la confidentialité des informations et des données


• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances


• Utiliser et renseigner les logiciels spécifiques du domaine géré et les logiciels courants (bases de données, traitement de texte, tableur,…)


• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.