Assistant administratif - direction générale - h/f

Description de l'offre

Mission principale



Au sein du cabinet de la Direction Générale l'assistant.e assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants.







Activités

principales


Aider à la gestion de l'agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
Assurer l'interface avec les départements de l'INSERM et les partenaires extérieurs
Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activités du cabinet
Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
Assurer l'accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
Rédaction de courriers et notes
Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
Effectuer des travaux de copie, de classement et d'archivage
Suppléer les agents de l'équipe administrative du cabinet

Profil recherché

Connaissances


Connaître les techniques de secrétariat
Procédures administratives et circuits internes







Savoir-faire


Maîtriser les techniques de secrétariat
Savoir travailler en équipe
Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
Maîtriser l'anglais à l'oral et à l'écrit serait un plus
Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
Sens de l'organisation et de la rigueur administrative
Savoir prioriser, gérer l'urgence







Aptitudes


Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
Expression écrite et orale soignée
 Disponibilité, réactivité et polyvalence
Capacités d'adaptation







Expérience(s) souhaité(s)


Expérience similaire appréciée







Niveau de diplôme et formation(s)


BTS Assistante de direction/de manager

À propos de INSERM

L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.




Structure : 

Le cabinet du Président- Directeur Général  a pour fonction d'organiser l'ensemble des échanges relatifs au travail du P-dg : préparation des RV, des dossiers, des interventions, échanges avec les partenaires institutionnels, prises de RV et gestion de l'agenda.