Un gestionnaire des dispositifs d’accompagnement - h/f

Description de l'offre

Vous êtes rattaché(e) à la cheffe du bureau Coaching-Développement professionnel. Votre mission consiste à titre principal à assister la responsable du bureau et les coachs dans la gestion opérationnelle et administrative des dispositifs d'accompagnement organisés par ce bureau, en particulier l'organisation matérielle et logistique des ateliers collectifs et du mentorat. Vous serez également en charge du suivi administratif du parcours des professionnels en recherche d'affectation pour la partie relevant de ce bureau, en lien avec les coachs concernés et la cheffe de bureau. Vous serez, enfin, en charge du volet administratif du suivi des marchés concernant ce secteur, en lien avec le secrétariat général ainsi que du suivi des tableaux de bord de l'activité d'accompagnement professionnel et de la production des statistiques en résultant.







1/ Assure la « logistique » des ateliers collectifs et du dispositif de mentorat organisés par le bureau :

Réservation des salles et des prestations complémentaires qui y sont attachées en lien avec les prestataires, suivi budgétaire associé (ex : demandes de devis, bons de commande, factures, suivi administratif, relances, suivi du logiciel comptable) ;
Elaboration, préparation et collecte du matériel et de tous les documents utiles en amont et à l'issue des ateliers (ex : feuilles et attestations de présence, préparation des badges et des classeurs pour les participants et de tous les documents de travail utiles pendant les ateliers et les sessions de mentorat, formalisation des documents d'évaluation etc…).
Préparation des salles en tant que de besoin ;
Préparation et actualisation des tableaux de bord associés à ces activités ;
Gestion des inscriptions et des annulations ou modifications relatives aux ateliers et contacts avec les participants à ce sujet ;
Gestion du stock de matériel et des fournitures nécessaires pour les ateliers et l'activité du bureau.




2/ Est chargé(e) du volet administratif de mise en œuvre des marchés relatifs à l'activité du bureau en lien avec le secrétariat général du CNG :

Préparation matérielle des dossiers des candidats pour l'analyse effectuée par les coachs, finalisation des grilles d'analyse du marché et préparation des 1ers éléments du rapport d'analyse pour la commission des marchés, en lien notamment avec la cheffe de bureau et la coach référente ;
Bons de commandes, suivi administratif (ex : feuille de présence, tableaux de bord, facturation, suivi budgétaire) pour les marchés d'externalisation des accompagnements individuels, du co-développement et de supervision des coachs.




3/ Contribue à l'analyse de l'activité du bureau en établissant le bilan statistique support au rapport annuel d'activité, les données trimestrielles et la production d'éléments chiffrés permettant notamment de réaliser les actions de communication mises en œuvre par le BCDP et de répondre aux demandes institutionnelles sur cette activité du DA2C. 







4/ Assure la gestion administrative de la position statutaire de « recherche d'affectation » (RA) pour les professionnels concernés (pour la partie relevant du bureau) :

A ce jour: établissement des conventions et suivi des dossiers de missions et de formation (inscriptions, devis, facturation), ordres de mission permanent (suivi des frais de déplacements au CNG, déplacements pour candidater sur un poste) et ordres de mission ponctuels (suivi des frais de déplacement et d'hébergement lors des formations et des missions ponctuelles), tableaux de bord relatifs à cette activité, gestion et diffusion des pièces administratives et informations relevant de son activité auprès des interlocuteurs adaptés (internes/externes), classement et archivage des dossiers. Cette mission sera amenée à évoluer dans les prochains mois avec une prise en charge des aspects de gestion administrative assurée à terme par les départements de gestion concernés (DGD ou DGPH), le secrétariat général au CNG et les établissements d'origine (ou d'accueil en mission) des professionnels en recherche d'affectation.
A terme: la mission du/de la gestionnaire administratif(ve) sera recentrée sur la tenue d'un tableau de suivi des actions du BCDP concernant les professionnels en recherche d'affectation et sur le suivi des informations transverses échangées avec les départements concernés au CNG (projet personnalisé d'évolution professionnelle, suivi des arrêtés etc…).

5/ En tant que de besoin, le/la gestionnaire appuie l'équipe pour la réalisation de supports de communication.

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Dans le contexte évolutif de l'offre de service du bureau, le/la gestionnaire pourra se voir confier, selon les besoins du BCDP, des missions complémentaires à titre temporaire ou plus pérenne.

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie B ou Contractuel.

Formation initiale de type BAC + 2 et expérience professionnelle minimale de 5 ans.
Expérience de la gestion administrative indispensable.
Expérience souhaitée dans le domaine des ressources humaines ; la connaissance des métiers de l'accompagnement serait un plus.
Maîtrise avérée du Pack Office et Outlook, notamment Word, Excel (dont publipostages, PowerPoint).




Qualités personnelles/professionnelles souhaitées :

Sens de la confidentialité
Rigueur et solides qualités d'organisation
Sens du service et qualités d'adaptation
Aptitude au travail en équipe
Qualités relationnelles, sens de l'écoute et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
Réactivité et proactivité
Esprit d'analyse et de synthèse

À propos de Centre national de gestion

Le Centre national de gestion gère la carrière de plus de 65 000 praticiens hospitaliers, praticiens hospitalo-universitaires et directeurs de la fonction publique hospitalière. Le CNG est au service de chaque professionnel qu'il recrute et accompagne. Il œuvre également en faveur des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Aux côtés de nos partenaires, notre action contribue à favoriser l'épanouissement et le développement professionnel des praticiens hospitaliers et des directeurs de la fonction publique hospitalière, à renforcer l'attractivité de leurs métiers et à améliorer le fonctionnement des établissements au sein desquels ils travaillent.