CDI - Assistant de direction F/H

Description de l'offre

VINCI Energies, accélérateur de la transformation énergétique et digitale, réalise 20,3 Milliards d'euros de chiffre d'affaires, avec 102 590 collaborateurs présents dans 61 pays.

VINCI Energies Systèmes d'Information (VESI), est le chef d'orchestre des outils informatiques, de communication et de gestion de VINCI Energies.
Au service des métiers, VESI est porteur d’innovation dans la transformation de nos métiers et de nos modes de travail.
Nous accompagnons nos utilisateurs dans l’adoption de nouvelles solutions créatives, innovantes et ambitieuses pour répondre aux enjeux stratégiques de demain : ERP, Business Intelligence, Digitalisation, Mobilité, IA, RPA, Plateformes technologiques, Conduite du changement …

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DESCRIPTIF DE L'OFFRE :

Gestion opérationnelle du site de Saint-Denis (550 collaborateurs) :

Suivi des prestataires de services : services généraux, ménage et restauration d’entreprise.

•Prestations pour les réunions : traitement des demandes de pauses, contrôle et suivi de la facturation.
•Supervision des locaux et des accès : coordination des travaux et évolutions des espaces, gestion des accès au bâtiment (sécurité, badges) en particulier pour le processus des nouveaux arrivants. Revue et mise à jour des droits associés aux badges.
•Gestion des parkings : application des procédures pour les invités et accès exceptionnels, suivi des réservations en lien avec l’application de gestion (VE Booking).
•Approvisionnement en fournitures : suivi et gestion des commandes.
•Gestion des déplacements professionnels : création et suivi des profils utilisateurs, reporting statistiques via Egencia et VTC (Uber Pro).
 

Pilotage des données RH : suivi des arrivées, départs et mobilités au sein des différentes Directions.

•Gestion des prestataires externes : y compris le suivi des processus de compliance (ComEth).
•Administration des référentiels internes : vérification des fonctions et cohérences hiérarchiques dans Check et Connect.
•Maintenance des listes de diffusion et des procédures associées.
•Coordination interservices : synchronisation mensuelle avec les parties prenantes (IT Bar, équipes RH).
•Mise à jour de l’organigramme DSI : actualisation et diffusion dans l’organisation.
 

Documentation et Communication :

•Documentation et maintenance des procédures associées.
•Rédaction et diffusion des communications internes VESI sur tous ces sujets.
 

Support à la Direction : co-organisation des événements (séminaires, team building, événements métiers) et des réunions de Direction

Profil recherché

Qui êtes-vous ?

Formation

•Bac +3 minimum 
 

Expérience professionnelle

•A minima 5 ans d’expérience comme assistant(e) de Direction
 

Compétences techniques

•Maîtrise des outils bureautiques et digitaux (Excel, PowerPoint en particulier)
•Expérience en gestion de site
•Respecter les délais et organiser les priorités
•Aisance en communication et appétence pour les outils digitaux (SharePoint) et la technologie (IA)
 

Compétences comportementales

•Capacité à s’adapter dans un environnement multi-projets
•Sens de l’organisation et rigueur
•Qualités relationnelles et esprit d’équipe, curiosité

Langues

•Anglais B2.
•Français C2.

À propos de Vinci Energies Systemes D Information

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au cœur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.