Gestionnaire administratif de formation H/F

Description de l'offre

Au sein du Service des Formations et sous la responsabilité du chef de service, le/la gestionnaire administratif de formation évolue dans une structure pédagogique regroupant 40 personnels administratifs et techniques, 90 enseignant·es, 200 vacataires au service de 1600 étudiant es. L'IUT est une des 15 composantes de l'Université Paris Saclay. L'offre de formation de l'IUT est répartie en 2 spécialités de BUT (TC et GEA) et une licence professionnelle « vente et management en optique et lunetterie ». L'IUT propose de la formation initiale, de la formation continue et par apprentissage.

Le/la gestionnaire administratif de formation a pour principale mission d'assurer le lien entre tous·tes les acteurs·rices et de prendre en charge les procédures administratives. Il/elle est en relation permanente avec les étudiant·e·s, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les maîtres d'apprentissage, les tuteurs·rices pédagogiques, les entreprises et les Centres de formations d'Apprentissage partenaires. Il/elle a un lien fonctionnel avec Ie/la cheffe de département et avec les responsables de parcours.

Missions principales de l'agent·e :

1    Secrétariat pédagogique

• Accueil, information et orientation des étudiant·es


• Accueil et appui aux enseignantes


• Inscriptions pédagogiques des étudiant·es


• Organisation des réunions annuelles des formations


• Affichage et transmission des informations à destination des étudiantes


• Mise à jour des emplois du temps des formations et réservation de salles de cours


• Contrôle d'assiduité des étudiant·es et édition d'attestation


• Organisation des contrôles communs, gestion des tiers temps, gérer les commandes et la reprographie des copies, préparation des copies


• Surveillance des examens (en accompagnement de l’enseignante)


• Organisation de la consultation de copie


• Contrôle des listes d'émargement


• Préparation des conventions de stage en lien avec l'étudiante, suivi du circuit de signature, contrôle des pièces nécessaires


• Gestion des notes (saisie des notes et des résultats dans Apogée et Scodoc, édition des relevés de notes et des PV de jury)

2    Missions complémentaires pour les formations en apprentissage

Relations avec les étudiants·e·s

• Aide au recrutement des futur·e·s apprenti·e·s (suivi des dossiers de candidature, envoi de convocations, mise à jour des listes jusqu'à finalisation de groupes d’apprenti·e·s)


• Accompagnement des candidat·e·s admissibles durant Ieur recherche d'entreprise (envoi des offres d'alternance, réponse aux demandes d'entreprises)

Relations avec les entreprises

• Renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et leur fonctionnement


• Mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d'alternance

Relations avec les CFA

• Suivi des 14 critères qualité imposés par les CFA


• Saisie et mise à jour du calendrier d'alternance sur les logiciels des CFA


• Gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d'émargement et saisie des absences sur les logiciels des CFA)


• Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti e aux employeurs

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et recherche


• Connaissance de la réglementation liée à la scolarité universitaire

Savoir-faire :

• Savoir extraire des données d'Apogée pour répondre à une commande précise, notamment mise en forme sous Excel, statistique ..


• Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais


• Savoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre


• Savoir rendre compte


• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)


• Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, SCODOC, PSTAGE, e-CFA, YPAREO)


• Qualités de communication orale et écrite

Savoir-être :

• Sens de l'accueil


• Travail en équipe, polyvalence et sens de l'initiative


• Sens de la communication et capacité à s'adapter à un public varié (DRH, enseignant·es, intervenantes professionnelles, CFA, apprenties)


• Esprit de synthèse, organisation, adaptation, disponibilité


• Discrétion, confidentialité

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.