Assistant du directeur de l’Ecole Doctorale « Innovation Thérapeutique, du Fondamental à l’Appliqué » (ITFA) H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’agent·e est placé·e sous l’autorité du Responsable du Service Scolarité et Formation Continue et travaillera en étroite collaboration avec la direction de l’ED. Gestion et suivi des directeurs et directrices de thèse (HDR) affiliés à l’ED. Gestion et suivi des doctorants·es au cours de leur doctorat à l’Université Paris-Saclay. Veille au programme de formation des doctorants·es en vue de l’acquisition de compétences scientifiques élargies et de leur insertion professionnelle. Organisation et suivi des soutenances des doctorants·es. Organisation des concours d’attribution des contrats doctoraux.

Missions principales de l’agent·e :

• Secrétariat de l’école doctorale n°569 de l’Université Paris-Saclay « Innovation thérapeutique : du fondamental à l’appliqué »


• Assurer une présence dans le service de scolarité de l’UFR de Pharmacie pour répondre aux demandes des doctorants·es (inscription, soutenance de thèse, validation modules enseignements, renseignements divers…) et la réponse téléphonique aux doctorants·es non francophones


• Inscription des doctorants·es avec validation du dossier d’inscription (document résumé sur l’avancement de la thèse, signatures du directeur de thèse et de pôles, attestation de financement pour les 1ères inscriptions)


• Organisation et participation aux réunions du bureau et du conseil de l'ED et rédaction des comptes-rendus des réunions de I'Ecole Doctorale


• Mise en ligne des projets de thèse sur ADUM


• Mise à jour de la base de données de l’École Doctorale : répertorier les doctorants·es par année avec le directeur de thèse, le laboratoire d’accueil, le sujet de thèse, le financement, les publications obtenues et les modules d’enseignement validés (environ 290 doctorants·es inscrits·es, ~80 nouveaux·lles doctorants·es/an, 80 soutenances de thèse/an)


• Mise à jour de la base de données de I'Ecole Doctorale sur ADUM


• Communication d’informations aux doctorants·es (français et en anglais), aux responsables de pôle et aux encadrants·es de l’ED


• Organisation des concours sur divers appels de financements doctoraux (autres que le concours de l'ED): FRM, ADI, CSC, etc...


• Vérification des dossiers et envoi des dossiers aux membres du bureau de l'ED


• Vérification et organisation des dossiers FTLV


• Gestion des appels aux prix de thèse (de la GS HEADS, Chancellerie de Paris…)


• Relation avec l'administration de la GS HEADS et la Maison du Doctorat


• Mise à jour du site web de l'école doctorale


• Gestion de l'application SIREDO entre l'ED et le Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI)


• Collecte des données pour les phases d'évaluation des ED par le MESRI


• Suivi des demandes d'Habilitation à Diriger des Recherches (H.D.R.) (inscriptions, désignations du jury, demande de soutenance, envoie de convocation aux membres du jury et diplomation)


• Gestion et suivi des directions de thèse dans ADUM et des demandes de rattachement d’encadrant à l’École Doctorale


• Rédaction et gestion des bons de commande

Participation à l’activité du Service Scolarité

• Commande de fournitures pour le Service

Type du contrat : CDD 1 an

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)


• Maîtriser ADUM. Si nécessaire, une formation possible sur cet outil

Savoir-faire :

• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données


• Savoir travailler en équipe


• Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l’organisation

Savoir-être :

• Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence


• Posséder de solides qualités relationnelles


• Être organisé et rigoureux


• Établir des relations directes avec l’extérieur


• Savoir s’adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.