Gestionnaire Administratif de scolarité en Formation Initiale et Continue (h/f)

Description de l'offre

REJOINDRE L'UNIVERSITE DE PARIS Ancrée au cœur de la capitale, Université de Paris figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Labellisée Idex depuis mars 2018, Université de Paris s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin. Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université de Paris a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité. Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris. Rejoindre Université de Paris c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde. Actuellement, l'UFR de Médecine Paris Nord recrute un(e) Gestionnaire Administratif de scolarité en Formation Initiale et Continue (h/f) Gestionnaire Administratif de scolarité en Formation Initiale et Continue (h/f) RÉSUMÉ DU POSTE : Vous accompagnez les étudiants de leur candidature à leur diplomation et participez à l’organisation de l’ensemble des opérations relatives à leur cursus de formation. Vous gérez au quotidien des actions de formation avec les moyens humains, matériels, techniques, numériques (et financiers en Formation Continue) correspondants. Placé(e) sous l'autorité d’un(e) Responsable de cycle de formation (1er, 2nd, 3ème cycle, Formations complémentaire, Paramédicales, Masters) au sein du Service Scolarité, vous êtesl'interlocuteur privilégié(e) des étudiants dont vous avez la charge, des enseignants et des services transverses concernés par les opérations (service internes, services centraux, établissements hospitaliers, etc.). PRÉSENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE : L’UFR de médecine de Paris forme des étudiants au métier de médecin, propose des formations en Licence et en Master et accompagne l’universitarisation des formations liées aux soins et à la rééducation. L’UFR est rattachée à 12 hôpitaux franciliens Ses principaux hôpitaux de rattachement ou conventionnés sont les GH HUPO, HUPC, Necker- enfants malades, Ste Anne. La recherche à l’UFR de médecine est structurée en 7 Instituts (Institut Cochin, PARCC sur le site de l’HEGP, Imagine et INEM sur le site de Necker-Enfants Malades, IPN sur le site de Sainte-Anne, CRESS sur le site de l’Hôtel-Dieu, Centre de Recherche des Cordeliers) et une structure fédérative de recherche (SFR Necker). DESCRPTIF DES ACTIVITÉS : 1/ Suivi administratif des enseignements Saisie d'informations concernant les structures d’enseignements et modalités d’évaluation des connaissances dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative du cursus des étudiants Suivi des étudiants et identification/résolution de problématiques individuelles Information de différents interlocuteurs en cas d'anomalies et traitement des anomalies Classement et archivage des données/dossiers liés aux formations et aux étudiants En formation continue : Vérification et édition des différents documents en aval des actions de formation En formation continue : Réalisation de bilans des formations réalisées 2/ Organisation et logistique des enseignements théoriques/pratiques et des évaluations Préparation des campagnes de choix de terrains de stage/ateliers de simulation Préparation des sessions d’examens avec les services de l’UFR concernés (Planning/Informatique/Ingénierie Pédagogique) Récolte des sujets et paramétrage des épreuves Alerte en cas d'aléas et suivi de la résolution de l'incident Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative de l’année En formation continue : Suivi du planning de la formation En formation continue : Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents) 3/ Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation Traitement du courrier et des mails Recherche d'informations (données réglementaires, administratives, pédagogiques – et financières en Formation continue) concernant les formations et les étudiants En formation continue : Diffusion et transmission des informations au responsable de formation, à l'équipe pédagogique, aux services supports (reporting) 4/ Suivi de la scolarité des internes Accueil des étudiants Suivi de la réalisation des évaluations par les maîtres de stages Diffusion d’informations auprès des étudiants Assister les étudiants dans leurs démarches de candidatures et d’inscriptions administratives Saisir les notes et résultats des étudiants Préparer les délibérations de jury En formation continue : Gérer les conventions de stages, les feuilles de présence En formation continue : Suivre la contractualisation et le conventionnement des apprenants Conditions particulières d'exercice : Apogée (progiciel de gestion des études supérieures), Moodle, SIDES Santé, SIDES NG, ePortfolio (applications de gestion de stages médecine) PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et le fonctionnement de l’Université Analyser, appliquer et faire appliquer les textes réglementaires Être rigoureux dans l’organisation du travail Maîtriser les outils informatiques de bureautique (WORD, EXCEL) et spécifiques à un service de scolarité Savoir-faire -Compétences opérationnelles : Savoir travailler en autonomie, tout en rendant compte au responsable du service Savoir travailler en équipe Etre disponible Savoir apprécier des situations sensibles Faire preuve de réactivité Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles Savoir gérer son activité dans le respect du calendrier universitaire Maitriser des logiciels Apogée, Word, Excel Savoir-être – Compétences comportementales : Excellent relationnel Autonomie Organisation et RigueurSens de l’accueil et du service public Niveau de Diplôme souhaité (le cas échéant) : Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent CONDITIONS DU POSTE : Poste Catégorie B, BAP J, Technicien de Rech et Formation Rémunération : selon profil et expérience Localisation : Paris (75018) - Bichat (Site de l'UFR) - Déplacements sur plusieurs sites de l'UFR ( cordeliers, Cochin, Villemin, Necker) Date souhaitée de prise de fonction : 01/05/2021 Ce poste de Gestionnaire Administratif de scolarité (h/f) vous intéresse ? N’hésitez plus et Cliquez sur Postuler !