Assistant(e) de Direction

Description de l'offre

Pays France

Ville PARIS

Lieu de travail PARIS-RUE LOUIS ARMAND(FRA)

Société employeur TotalEnergies Electricité et Gaz France

Domaine Assistance / Secrétariat

Type de contrat CDI

Expérience Moins de 3 ans

Contexte et environnement

Le poste est basé à Paris-15ème

Activités

Les principales missions de l’assistant/te de Direction Générale sont les suivantes :

Gestion des agendas :

➢ Gestion de l’agenda du DG

➢ Planification de ses réunions (Comités de Direction TotalEnergies Electricité et Gaz France, réunions one-to-one, Business Reviews, Copils, réunions diverses…) et des réunions des N-1 auxquelles il participe

➢ Prises de RDV 

➢ Gestion des conflits d’agenda

➢ Reconfirmation des RDV avec les visiteurs externes la veille

➢ Accueil des visiteurs, attribution de places de places de parking 

 

Gestion des déplacements :

➢ Réservation de billets de train, avion, voiture de location pour la Direction Générale (DG + CODIR)

➢ Réservation de taxi, hôtels pour la Direction Générale

➢ Feuilles de route récapitulatives

 

Contact privilégié avec TotalEnergies :

➢ En particulier avec l’assistant(e) de la Directrice RPG, N+1 du DG

 

Traitement du courrier entrant (suivi et dispatching) :

➢ Récupérer le courrier de la DG, DAF et direction juridique chaque matin, l’ouvrir et enregistrer les RAR dans un tableau 

➢ Faire des scans de certains courriers

➢ Le dispatcher

 

Traitement du courrier sortant :

➢ Mise en page de courriers

➢ Scan et archivage

➢ Mise au départ courrier

 

Mise à la signature :

➢ Centralisation des documents à mettre en signature, les relire et les mettre en page

➢ Paraphe + tampon + mise à la signature

➢ Redispatching après signature

 

 

Notes de frais :

➢ Préparer les notes de frais de la Direction Générale

 

Séminaires et réunion IPBU :

➢ Soutien dans l’organisation des séminaires du CODIR 

➢ Organisation des diners et journées pendant lesquelles les différentes directions de TE ou filiales visitent RPG France (parfois en lien avec la direction communication)

 

Préparer les dossiers et imprimer des documents pour des réunions internes et externes

 

Divers :

➢ Support aux membres du CODIR lors de missions ponctuelles : création d’IGG pour les prestataires, organisation de petits-déjeuners ou pots de fin de journée pour les équipes du CODIR, et toutes les demandes qui émanent du CODIR RPG France

Profil du candidat

De formation BAC+2, issu(e) d'école de secrétariat.

Justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans le secrétariat et êtes doté(e) des qualités suivantes :

• rigueur, souplesse

• discrétion

• disponibilité

• dynamisme

• capacité d'adaptation, organisation

• polyvalence

• réactivité

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.