Assistant de direction et coordinateur qualité (F/H)

Description de l'offre

=> MISSIONS

Assistanat de direction :

L’assistant de direction collabore étroitement avec le directeur général et assiste les membres du comité de direction*. Il seconde le dirigeant au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du dirigeant.

*Membres du comité de direction ne disposant pas d’assistant dédié (= 3 personnes)

Coordination qualité :

Dans le cadre de sa mission de coordinateur qualité, il est responsable de la mise en œuvre, du suivi et de l’amélioration continue du système de management de la qualité (SMQ) au sein de l’organisation. Il veille à la conformité des processus au regard des normes en vigueur (ISO, règlementations sectorielles, etc) et à la satisfaction des clients internes et externes.

=> ACTIVITES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

Assistanat de direction : (entre 50% et 70% du temps)

• Assister le DG (tenue d’agenda, notes de frais, filtrer les appels, comptes rendus de réunions…) et les membres du comité de direction


• Ouvrir, distribuer et assurer le suivi des courriers adressés à la direction


• Assurer l’archivage des documents relatifs aux droits de TFIS et des filiales dans la GED


• Organiser les déplacements et gérer les notes de frais du DG et des membres du comité de direction*


• Organiser les Codir / comex / séminaires


• Commander les fournitures et divers matériels


• Préparer les dossiers pour les conseils d’administration et les AG TFIS/ Filiales


• Suivre le budget Advertising & Promotion de la direction générale et de la direction Ventes Directes


• Réaliser et suivre les avenants d’objectifs semestriels du codir TFIS et DG de filiales


• Réaliser et suivre les quotas filiales semestriels (avec le contrôle de gestion)


• Assister occasionnellement le SVP Ventes Directes pour tout type de demandes


• Faire l’interface avec les filiales pour des demandes diverses


• Organiser le planning d’intégration pour les nouveaux membres du codir


• Suivre les conventions de services provenant des filiales et réaliser celles de TFIS


• Réceptionner et suivre la réponse apportée aux recommandés

Coordination qualité : (entre 30% et 50% du temps)

Dans le cadre de la certification ISO 9001 et en coordination avec le DAF en charge de la qualité :

• S’assurer du bon déploiement et maintien du système de management de la qualité


• Accompagner les métiers dans la rédaction et la mise à jour des procédures, modes opératoires et documents qualité


• Assurer la gestion documentaire des procédures, modes opératoires et documents qualité


• Animer les audits internes et accompagner les audits externes (certification, clients, autorités)


• Identifier les non -conformités, analyser les causes et piloter les actions préventives et correctives


• Suivre les indicateurs qualité et proposer des plans d’amélioration


• Sensibiliser et former le personnel aux exigences qualité


• Assurer une veille règlementaire et normative sur la qualité


• Participer à des projets transverses d’amélioration continue

=> ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Traduire des notes


• Participer aux projets d’entreprise


• Assurer la gestion des utilisateurs de la plateforme de voyage TFIS


• Organiser des évènements internes (ex : kick off)

Profil recherché

Vous bénéficiez d’une expérience en qualité d'assistante de direction, ce qui vous a permis d’affirmer vos qualités :

• Capacité d’analyse, rigueur et sens de l’organisation


• Excellente expression écrite et orale


• Discrétion et confidentialité

Vous bénéficiez également d'une expérience significative en management de la qualité. Vous connaissez les normes qualité ISO 9001 et les outils associés.

Vous maîtrisez le pack office et avez déjà utilisé des logiciels de gestion de la qualité.

Vous êtes également bilingue en anglais.

Vous souhaitez intégrer une société en pleine croissance, qui offre de belles perspectives d'évolution et vous avez soif de challenges ?

Le contrat proposé est en CDI, statut cadre au forfait 215 jours.

Avantages sociaux : intéressement, restaurant d'entreprise, salle de sport, conciergerie, transports/parking...

RTT + possibilité de télétravail après vos premiers mois en entreprise.

A votre arrivée, vous bénéficierez d’un parcours d’intégration sur 3 semaines.

TFIS est certifié Great Place To Work, Elu Service Clients de l'Année et Equovadis.

Alors, n''hésitez plus, postulez !

À propos de Toshiba

Entreprise

TOSHIBA TEC France IMAGING SYSTEMS, Leader mondial en solutions haute technologie.

Depuis 40 ans, nous mettons notre passion de l'innovation au service de nos clients en créant des solutions high tech, toujours plus performantes.

Nous sommes une organisation de référence sur le marché de l’impression professionnelle et un acteur reconnu de la gestion numérique des documents.

Notre savoir-faire, notre organisation et notre couverture territoriale nous permettent de satisfaire une clientèle de toute taille sur chacun de nos métiers.

Nous contribuons à la protection de l’environnement en minimisant l’empreinte carbone dans nos activités et favorisons la réutilisation des ressources autant que possible.

Inclusion et diversité

Toshiba est un employeur offrant l'égalité des chances où l'inclusion compte. Les décisions relatives à l'emploi sont prises sans tenir compte de l’origine national ou ethnique, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité ou de l'expression de genre, de l'âge, du handicap, ou d'autres caractéristiques protégées par la loi.

Votre environnement de travail

Notre groupe en France est constitué d’entreprises où il fait bon travailler avec 5 filiales sur l’ensemble du territoire national et 850 collaborateurs.

Notre culture d’entreprise nous rend agiles et proches de nos clients et nos collaborateurs.

En nous rejoignant, vous faites le choix d’un environnement de travail stimulant, porteur de projets ambitieux pour accompagner la transformation du groupe TFIS.

C’est dans ce contexte que nous recrutons un(e) ASSISTANT DE DIRECTION ET COORDINATEUR QUALITE (F/H).