Coordinateur Evènements F/H

Description de l'offre

RESUME DU POSTE

Sous la responsabilité du Responsable Evènements et du Directeur Evènements, le Coordinateur Evènements, planifie l’organisation des différents évènements.

Il est le contact privilégié du client après la signature du contrat.

Force de proposition, le Coordinateur Evènements identifie les opportunités de maximisation du chiffre d’affaires contracté, en proposant des services additionnels adaptés et rentables, tout en veillant à garantir la satisfaction du client.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Coordonner avec les clients et les différents départements internes concernés les différentes étapes de l’organisation des événements en vue de sa parfaite organisation et de la pleine satisfaction du client. 

ü Rédiger les documents internes et participer activement aux diverses réunions nécessaires à la réalisation des événements.

ü Gérer les blocs chambres, les réservations des salons pour les groupes attribués et les différentes prévisions de réalisation des blocs chambres contractés.

ü Collecter les acomptes. 

ü Rédiger et faire signer aux clients les différents addendum notifiant les variations de revenu.

ü Organiser les visites clients et les réunions de pré-événement avec le client et les différents interlocuteurs internes concernés. 

ü Accueillir personnellement le client le jour de son arrivée et s’assurer, aux moments clés de l’événement, du bon suivi des instructions et de sa satisfaction.

ü Organiser les réunions post-événements et fournir aux Directeurs des Départements opérationnels concernés le point de vue des clients.

ü Développer les ventes additionnelles.

PROFIL DES COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

FORMATION / EXPERIENCE / CERTIFICATION

ü Diplôme d’études en hôtellerie avec une première expérience significative dans l’évènementiel ou un domaine similaire

CONNAISSANCES REQUISES

ü Connaissances informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Internet, etc.) 

ü Connaissances de logiciels hôteliers 

ü Connaissances et compréhension des contrats commerciaux et des enjeux 

ü Connaissances du fonctionnement du service F&B et des différents départements opérationnels

ü Bonne compréhension et expression orale - Capacité d’écouter, de comprendre, d’expliquer ses informations et idées 

ü Bonne compréhension écrite - Capacité à rédiger des courriers, notes de services, mémos, supports

ü Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit)

COMPETENCES REQUISES

üAdopter un comportement qui véhicule la confiance et le respect des autres. Donner une bonne impression et représenter l’entreprise en parfait accord avec ses valeurs.

Grande capacité à travailler en équipe et à développer les relations avec les autres départements.

üDévelopper et entretenir des relations basées sur une compréhension des besoins du client en adéquation avec les normes de service de l’entreprise.

ü   Maintenir un niveau de performance face aux changements ou aux défis dans l’entreprise. Démontrer de la flexibilité dans l’ajustement des priorités. 

ü  Compétences techniques :  Fortes aptitudes   à l’organisation et à la mise en œuvre des évèments selon le cahier des charges définis et à la vente.

Etre force de propositions et mettre en place des solutions innovantes.

APTITUDES REQUISES

ü Rigueur et sens de l’organisation grandement développés

ü Forte créativité

ü Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités

ü Esprit de synthèse

ü Respect inconditionnel de la confidentialité des informations 

ü Agir en adéquation avec la culture d’entreprise et la législation en vigueur

ü Discrétion et éthique professionnelle irréprochable

ü Polyvalence et flexibilité

ü Ouverture d’esprit

ü Sens du service client

ü Excellente présentation et qualités relationnelles

ü A l’aise dans un environnement de travail dynamique et rapide                                                                                                

Ce descriptif de poste est non exhaustif et peut être amené à évoluer dans le temps selon l’organisation et les besoins de la Société.  Le titulaire peut donc être amené à accomplir d’autres missions. Par ailleurs, pour des raisons d’exploitation, il peut également être amené à travailler les week-ends, les jours fériés et la nuit sur toutes plages horaires.

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