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Description de l'offre

Assistante de Direction - Direct Sourcing

Assistanat du Manager Monde Direct Sourcing et en support de la Directrice Sous Traitance

RÔLES ET RESPONSABILITÉS:

·  Assurer l’ensemble de l’assistanat administratif et technique :
·  Réception des appels, organisation des déplacements, saisie des notes de frais, traitement du courrier, préparation des réponses, commandes de matériel de bureau, établissement des DED, etc.
·  Organiser et coordonner l’activité du manager et gestion de l’agenda (80 % du temps) pour la partie Direct Sourcing
·  Organiser et coordonner les séminaires (1 par an pour chaque équipe) et les événements du département : réservation de voyages, restaurants, hôtels, team buildings etc…
·  Coordonner l’arrivée de nouveaux collaborateurs (fiches de mouvement, planification parcours FIT, demandes informatiques et téléphonie, etc.).
·  Constituer et tenir à jour les dossiers et supports pour les réunions internes ou externes
·  Recueillir, communiquer et acheminer les informations vers l’ensemble de l’équipe.
·  Gérer les situations délicates et les imprévus et faciliter la résolution des problèmes courants.
·  Support au Comité de Direction sur les tâches administratives : DED, notes de frais, agenda, etc…)

COMPETENCES:

·  Bilingue anglais (collaborateurs étrangers dans l’équipe– réunions internationales)
·  Réactivité, sens de l'anticipation et des priorités – gestion de la complexité
·  Autonomie
·  Rigueur et structure dans l’organisation du travail
·  Grande discrétion et sens de la confidentialité
·  Aisance relationnelle et intelligence des situations
·  Bonne connaissance et compréhension des organisations et du fonctionnement du Groupe
·  Bon esprit d’équipe et sens du service
·  Bonne coordination avec les assistantes des interlocuteurs clés