Stagiaire en documentation - Documentation Intern

Description de l'offre

Job Description

Job Description Summary

Nous recherchons un(e) étudiant(e) ayant obtenu son diplome de fin d'études secondaires et motivé(e) pour un stage afin de soutenir des tâches administratives de base, notamment la numérisation et l’archivage de documents, des activités d’inventaire et la production de rapports simples. Une excellente occasion d’acquérir des compétences professionnelles, d’apprendre des outils bureautiques et de contribuer aux opérations quotidiennes.

We’re seeking a motivated student with high school diploma for a internship to support basic administrative tasks, including digital scanning and archiving of documents, inventory activities, and simple reporting. This is a great opportunity to build workplace skills, learn office tools, and contribute to day-to-day operations.

Job Description

Responsabilités principales:

·  Numérisation et archivage de documents:
·  Numériser les documents papier, vérifier la qualité des images et indexer les fichiers selon les conventions de nommage
·  Organiser et maintenir les dossiers électroniques/espaces partagés; archiver selon les consignes
·  Rechercher, récupérer et reclasser les documents sur demande
·  Support inventaire:
·  Aider au comptage, à l’étiquetage et au rangement des fournitures/matériels
·  Mettre à jour les registres/feuilles de stock; contribuer à la réception et aux contrôles de stock
·  Surveiller les niveaux et signaler les articles faibles ou manquants
·  Rapports simples et saisie de données:
·  Saisir des données avec précision dans des tableurs ou bases de données
·  Créer des rapports et graphiques simples (ex. état hebdomadaire des stocks, récapitulatifs d’activité)
·  Tenir à jour des tableaux de suivi et check-lists
·  Support administratif général:
·  Classer, photocopier, imprimer et préparer des documents basiques
·  Trier et distribuer le courrier; maintenir des espaces de travail organisés
·  Respecter les procédures de confidentialité, de sécurité et d’archivage

Profil recherché:

·  Maîtrise du français et de l'anglais, orale et écrite
·  Étudiant ayant obtenu son diplome de fin d'études secondaires actuelle disponible pour du mois de Mars à Juillet.
·  Compétences informatiques de base: email, Microsoft Office ou Google Workspace; à l’aise avec scanners/imprimantes
·  Sens du détail, précision et organisation
·  Fiable, ponctuel(le) et capable de suivre des instructions
·  Bonnes capacités de communication et esprit d’apprentissage

Atouts (souhaités):

·  Pratique d’Excel/Google Sheets (tri, filtres, formules simples)
·  Familiarité avec le stockage cloud (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
·  Expérience scolaire ou bénévole en tâches administratives ou d’inventaire

Key Responsibilities:

·  Document scanning and archiving:
·  Scan paper documents, ensure image quality, and index files using standard naming conventions
·  Organize and maintain electronic folders/shared drives; archive records per guidelines
·  Retrieve and re-file documents as requested
·  Inventory support:
·  Assist with counting, labeling, and organizing supplies/materials
·  Update inventory logs/spreadsheets; help with receiving and stock checks
·  Monitor stock levels and flag low or missing items
·  Basic reporting and data entry:
·  Enter data accurately into spreadsheets or databases
·  Create simple reports and charts (e.g., weekly inventory status, activity summaries)
·  Maintain trackers and checklists
·  General administrative support:
·  File, copy, print, and prepare basic documents
·  Sort and distribute mail; maintain organized work areas
·  Follow confidentiality, safety, and record-keeping procedures

Qualifications:

·  Must be fluent in French and English, written and spoken
·  high school diploma student available for March to July
·  Basic computer skills: email, Microsoft Office or Google Workspace; comfortable with scanners/printers
·  Strong attention to detail, accuracy, and organization
·  Reliable, punctual, and able to follow instructions
·  Clear communication skills and a positive, learning mindse

Preferred (nice to have):

·  Experience with Excel/Google Sheets (sorting, filtering, basic formulas)
·  Familiarity with cloud storage (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
·  Prior school or volunteer experience with administrative or inventory tasks

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No