Adjointe administrative - h/f

Description de l'offre

Exigence institutionnelle

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.




Lieu d'exercice : Site Nord  Hôpital Couple Enfant – Tranche I - 2ème étage




Missions du service

Le service de Médecine Physique et de Réadaptation (MPR) pédiatrique regroupe l'ensemble des activités de rééducation et de réadaptation pour les enfants au décours d'une affection aigue ou chronique de l'appareil locomoteur ou du système nerveux nécessitant un suivant médical et une prise en charge pluridisciplinaire intensive et/ou complexe en rééducation.




Les activités spécifiques au poste Secrétariat des Consultations de l'équipe Médicale  (3 médecins, 1 interne)

Assurer un accueil téléphonique et physique des familles, personnels médicaux et paramédicaux
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Prise de rendez-vous et envoi des convocations
Renouvellement ordonnance
Suivi administratif : demandes de certificats médicaux, documents de la CAF, prescriptions de transports, renouvellement ALD
Numérisation des différents documents
Frappe et diffusion des courriers
Reprogrammation des futures consultations et si besoin rendez-vous d'imagerie
Cotation des consultations sur le logiciel ASAP

 

Secrétariat de l'Hôpital de Jour (10 thérapeutes) 

Accueil téléphonique et physique des familles
Programmation des bilans pour l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire du service
Envoi des convocations aux familles
Lien avec le bureau des entrées pour demande de préadmission des enfants
Frappe des différents bilans de l'équipe médicale
Diffusion des courriers




Secrétariat de l'Unité d'Hospitalisation de MPR (6 lits) 

Accueil téléphonique
Numérisation des documents en lien avec l'hospitalisation
Programmation des rendez-vous internes lorsque l'enfant est hospitalisé
Frappe et diffusion des courriers de sortie
Réception, ouverture et distribution du courrier
Numérisation des différents documents administratifs (courriers extérieurs, examens médicaux …)
Accueil et réorientation des familles vers les différents services de l'Hôpital
Gestion des demandes de communication de dossiers et expertises médicales
Participation à des réunions d'équipe et de service

Profil recherché

Les compétences spécifiques :

Savoir accueillir, interroger et diriger les patients et leur famille
Compétence en informatique : Logiciel Easily, Gulper, Asap et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs
Qualités rédactionnelles
Disponibilité
Discrétion




 Qualités requises pour acquérir ces compétences

Esprit d'équipe et d'initiative
Sens des responsabilités
Rigueur dans l'organisation du travail
Esprit d'analyse et de synthèse
Qualités relationnelles
Adaptabilité et souplesse
Réactualisation des compétences
Sens de la communication




Les relations professionnelles spécifiques au poste

Sous l'autorité hiérarchique du Cadre Médico Administratif (N+1), du Cadre Supérieur de Gestion (N+2) et du Directeur référent (N+3)
Lien fonctionnel avec le responsable médical du secteur, les responsables médicaux d'unité, le cadre de santé du secteur, le cadre supérieur de santé
Binôme avec le secrétariat de MPR







Conditions de travail dans le poste 

Temps de travail: 80 % - DS le vendredi et modifiable en fonction des besoins du service
Horaires: 8H30-16H20
Travail dimanches et jours fériés: non
Contraintes particulières: répartition des absences (CA, RTT, DS, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service
Port de la blouse obligatoire

 

Ce profil de poste peut être modifié à tout moment en fonction des évolutions organisationnelles du pôle.

Rappel : en cas de déclenchement Plan Blanc, chaque agent est tenu de rester sur site jusqu'à décision contraire de la Direction Générale.

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Grenoble

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

Soigner
Former
Chercher