Gestionnaire - assistant(e) cellule gestion du temps de travail secrétariats médicaux - h/f

Description de l'offre

Intitulé du poste




GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E)

Cellule Gestion du Temps de Travail

Secrétariats médicaux




Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)




Catégorie B




Famille / Spécialité professionnelle / Métier




Ressources Humaines




Unité Fonctionnelle



Pôle




4100-DRH

4130-SECRETARIATS MEDICAUX



 

RESSOURCES HUMAINES ET POLITIQUE SOCIALE




Localisation du poste de travail




CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9




Lieux d'intervention




Centre Hospitalier de Carcassonne




Présentation du service d'affectation







Composée de 21 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines et de la Politique Sociale (DRH) a en charge :

les secteurs classiques de la gestion du personnel non médical : recrutement, arrêts de travail, carrière, paye, formation, pilotage financier, accompagnement social,
des opérations de gestion pour le personnel médical : paye, formation, EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses), arrêts de travail, dossiers de départs en retraite.

Sont aussi rattachés à la DRH les secrétariats médicaux et le service social.




Description synthétique du poste




Assiste la responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la Gestion du Temps de Travail à la DRH dans les différentes missions afférentes à ses fonctions.







Missions principales et activités spécifiques (non exhaustives)




GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

Support et assistance auprès des utilisateurs du logiciel de temps de travail :

-          Intervention consécutive aux demandes d'assistance,

-          Suivi des demandes d'assistance des utilisateurs.

Assurer les relais avec les gestionnaires de la DRH pour optimiser l'utilisation de l'outil,
Assister la responsable de la cellule GTT dans ses différentes demandes :

-          Accompagnement à la formation continue des utilisateurs à l'outil (logiciel E. Connexion),

-          Accompagnement des utilisateurs dans l'optimisation de l'application des règles de gestion du temps de travail (évolutions des cycles) et de l'outil GTT,

-          Information régulière aux utilisateurs (référents GTT, cadres et agents) sur la mise à jour ou corrections du logiciel GTT avant mise en production,

-          Formalisation des procédures dégradées sur des thèmes ciblés (mouvements…),

-          Rédaction, mise à disposition et mise à jour de la documentation utilisateurs (agents, cadres et référents GTT),

-          Gestion des droits,

-          …

Aide à la gestion des CET,
Gestion-suivi du planning de la DRH,
Suivi du planning des assistantes sociales,
Vérifications des comptes des agents en CDD,
Suivi des départs et arrivées des agents,
Saisie, mise à jour et aide reprise de plannings,
Requêtes,
Participer à certaines réunions sur sollicitation de l'AAH,
…




SECRETARIATS MEDICAUX

 

Assister la responsable des secrétariats dans ses différentes demandes.
Au besoin, à la demande de l'AAH et/ou des référentes de pôle :

-          Accompagner les agents nouvellement recruté(e)s ou futures recrues dans leurs démarches administratives et les accueillir le jour de leur arrivée,

-          Organiser auprès des différents interlocuteurs (DRH, informatiques, DPI, sécurités…) l'arrivée des nouvelles secrétaires médicales ; vérification avant l'arrivée de la bonne organisation,

-          Accueillir les stagiaires et les accompagner auprès des équipes,

Lors des absences des AMA référentes de pôle, saisie des plannings (absences, heures…).
…




LIENS HIERARCHIQUES



LIENS FONCTIONNELS




GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL




- Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,

- AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.



- Gestionnaires RH,

- Cadres planificateurs,

- Agents,

-  Directions fonctionnelles,

- Services informatiques.




SECRETARIATS MEDICAUX




- Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,

- AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.



- AMA Référentes de pôle (coordination),

- Secrétaires médicales.




QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES




 



Intitulé



Niveau recherché




 



 



S



A



M



E




COMPETENCES



Organisation et fonctionnement interne d'un établissement public de santé



 



 



 



X




 



Connaissance en gestion du temps de travail



 



 



 



X




 



Statut du personnel non médical



 



 



X



 




SAVOIR FAIRE



Utiliser les outils bureautiques / technologies d'information et de communication



 



 



X



 




 



Utilisation d'un logiciel de gestion du temps de travail



 



 



 



X









Capacité d'analyse et de priorisation



 



 



X



 









Animer des groupes de travail/ de formation



 



 



X



 









Rédaction et mise en forme de documents, outils de communication créatifs et pertinents, procédures



 



 



X



 









Analyser une organisation de manière à optimiser les cycles de travail



 



 



X



 




Analyser une problématique liée à l'application de règles de GTT et proposer des scenarii



 



 



X



 




SAVOIR ETRE



Qualité d'adaptation, polyvalence



 



 



X



 









Qualités relationnelles : Etre une relation d'aide, diplomatie



 



 



X



 









Rigueur et organisation



 



 



X



 









Sens de la collaboration, du travail en équipe



 



 



X



 









Pédagogie



 



 



X



 









Confidentialité



 



 



 



X









Implication



 



 



X



 

S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise








Conditions d'exercice




Rythme de travail :

·         7H40 du lundi au vendredi.




Exigences relationnelles :

·         Travail en groupe : OUI,

·         Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.




Logiciels utilisés :

·         Pack Office : WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK,

·         CPAGE,

·         E-CONNEXION,

·         Internet et Intranet.

 

Contacts




                                 Service demandeur



                             Gestionnaire




Nom




Fonction







Tél

Adresse mail



Mme ELOY Véronique

 

Attachée d'Administration Hospitalière

 

 

04 68 24 27 03

veronique.eloy@ch-carcassonne.fr



Nom




Fonction







Tél

Adresse mail



Mme Emmanuelle PROT

 

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

 

04 68 24 20 36

secr.drh@ch-carcassonne.fr

Profil recherché

Travail en groupe : OUI,
Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.

À propos de Centre Hospitalier De Carcassonne

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d'un large panel d'expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d'un plateau technique d'excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.