Groups Coordinator - Tokyo H/F

Description de l'offre

Le cabinet Ceebly recherche dès que possible, un profil de Groups Coordinator H/F pour son client, agence de voyage spécialisée dans le tourisme asiatique.
VOTRE MISSION
Le Groups Coordinator est responsable du développement, de l'organisation et de la coordination de l'ensemble des activités liées aux voyages de groupes, avec un focus prioritaire sur le segment MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Events), puis sur les segments GIR et groupes existants.
Le poste implique une collaboration étroite avec les équipes internes et les partenaires locaux afin d'assurer la bonne conception des programmes, leur chirage, leur préparation et leur accompagnement opérationnel, tout en garantissant des standards élevés de qualité, de réactivité et de satisfaction client.
Le périmètre couvre plusieurs segments, incluant le MICE, le GIR et les groupes loisirs existants (sans prospection
commerciale active).
Ce poste est rattaaché directement au General Manager de la Business Unit dans laquelle il/elle est basé·e, et s'exerce en
étroite coordination avec le département B2B.
CE QUE VOUS FEREZ
MICE - Segment prioritaire

- Préparer des devis MICE précis, compétitifs et opérationnellement réalisables.
- Rechercher, sélectionner et négocier avec les fournisseurs (hôtels, lieux, activités, prestataires corporate spécialisés).
- Réaliser des inspections de sites lorsque nécessaire afin de valider les prestations et garantir leur adéquation avec les attentes clients.
- Faire preuve d'une grande réactivité face aux délais, en assurant la transmission ponctuelle des propositions et mises à jour.
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe MICE afin d'aligner les besoins clients, l'avancement des projets et les actions stratégiques.

Segment GIR

- Assurer le chirage et l'optimisation des budgets des départs GIR.
- Piloter la conception des programmes, incluant la création complète des itinéraires et leurs mises à jour continues.
- Rechercher, sélectionner et négocier les fournisseurs afin de garantir qualité et compétitivité.
- Soutenir l'équipe Sales via la formation sur l'ore GIR, le suivi des taux de remplissage et la mise en place d'actions visant à améliorer les taux de conversion.
- Apporter un soutien ponctuel aux Travel Experts et à l'équipe commerciale pour répondre aux questions et stimuler les ventes.
- Maintenir des standards élevés de réactivité, de qualité des livrables et de communication ; les missions terrain font partie intégrante du poste, avec un accompagnement prévu pour renforcer les compétences si nécessaire.
- Veiller à l'atteinte des départs planifiés, des objectifs de remplissage et de conversion grâce à un suivi proactif et à la mise en œuvre d'actions correctives lorsque nécessaire.

Segment Groupes Loisirs

- Répondre aux demandes entrantes de groupes loisirs émanant de clients existants, notamment les petits groupes préconstitués.
- Assurer la communication directe avec les clients, en garantissant clarté, professionnalisme et réactivité.
- Gérer ce segment comme une composante de priorité secondaire tout en assurant la continuité et la qualité du service.
- Traiter les demandes émanant d'agences spécialisées en voyages de groupes et de Comités Sociaux et Économiques (CSE) comme une priorité secondaire.

Responsabilités transverses
Coordination

- Coordonner avec le siège et les équipes internes afin d'assurer une circulation fluide de l'information et un bon alignement opérationnel.
- Produire et partager des dossiers complets et structurés à destination des équipes Sales ou Opérations lorsque requis.

Qualité & expérience client

- Assurer le suivi avant, pendant et après les voyages lorsque nécessaire afin de garantir la satisfaction client.
- Intervenir en tant que Tour Leader sur certains voyages, lorsque requis et validé par le manager direct.
- Analyser les retours clients et proposer des améliorations continues pour les ores MICE, GIR et groupes loisirs.

Marketing & promotion

- Soutenir l'équipe Marketing dans la création de contenus et de supports valorisant les ores Groupes, MICE et GIR.

Profil recherché

Profil :

- Parle français et anglais couramment (bilingue) et excelle en anglais, à l'écrit comme à l'oral ; la maîtrise du japonais constitue un atout apprécié.
- Les candidats vivant déjà au Japon seront privilégiées
- Passionné par l'univers du voyage de groupes, du MICE et des expériences sur mesure.
- Reconnu pour vos compétences commerciales, votre sens de la négociation et votre excellent relationnem client.
- Capable d'identifier les tendances du marché, d'analyser la concurrence et d'anticiper les aentes des clients B2B et groupes.
- Doté d'excellentes capacités rédactionnelles pour la production de contenus professionnels (programmes, propositions commerciales, descriptifs d'itinéraires, supports marketing).
- À l'aise avec les outils digitaux et internes, notamment les fichiers Excel, les CRM, Google Workspace et les outils collaboratifs (par exemple Notion).
- Autonome, proactif·ve et force de proposition, avec une forte capacité d'organisation.

À propos de Ceebly

Agence de voyages spécialisée dans la création d'itinéraires sur mesure, cette entreprise conçoit des séjours authentiques et immersifs, principalement en Asie et dans l'océan Indien. Elle s'appuie sur des équipes locales implantées directement dans les destinations afin d'offrir une expertise terrain fine, des expériences personnalisées et un accompagnement de proximité.
Son modèle repose sur un tourisme responsable, privilégiant les rencontres, la découverte culturelle, la nature et les expériences hors des sentiers battus. Elle accompagne une clientèle francophone exigeante, en quête de voyages uniques, qu'il s'agisse de séjours individuels, de voyages de noces, d'aventures en famille ou de circuits thématiques.
Entreprise en croissance, à taille humaine, elle combine une forte culture du service, une approche digitale performante et un esprit entrepreneurial, avec des équipes réparties entre la France et plusieurs pays d'implantation.