Assistant de direction / programmes F/H

Description de l'offre

Les départements Immobilier d’Entreprise – Bureaux (IEB) et Aménagement & Grands Projets Urbains (AGPU)  interviennent sur le développement et la réalisation de grands projets immobiliers ou de quartiers de villes. Ils recrutent, un-e assistant-e de direction / programmes en CDD.

Dynamique, autonome et organisé-e , vous travaillez en étroite collaboration avec trois directeurs opérationnels, et en soutien aux équipes programmes et développement, composées d’une dizaine de personnes.

Vous participez au suivi des dossiers d’appels d’offre, des dossiers en montage et en phase de réalisation  : suivi administratif, suivi commercial, suivi opérationnel et budgétaire,  mise en place des outils et supports pour diverses opérations immobilières.

Dans ce cadre, vos missions principales sont :

·  Assurer l’assistance administrative des collaborateurs, notamment dans le suivi des opérations : recherches documentaires, notes, facturation, etc.
·  Assister au suivi administratif et technique des programmes immobiliers, depuis l’offre d’acquisition d’un terrain à la livraison du bâtiment et au suivi des garanties. A ce titre, vous analysez les pièces administratives liées à l’appel d’offre, vous intervenez sur les autorisations administratives tels que permis de construire, les dossiers marchés, les contrats de maîtrise d’œuvre : lettre de commande, études de faisabilité, fiches études, et la vérification des factures, le suivi des agréments, le suivi des signatures, archivage etc.
·  Etre l’interface avec les prestataires externes et alerter votre hiérarchie de l’avancement des opérations
·  Mettre à jour les outils de gestion des opérations (informations, suivi de facturation, etc.)
·  Préparer les comités d’engagement, de recalage et de suivi et préparer les comptes-rendus
·  Assurer un reporting clients et suivre sur Excel les engagements

Vous pouvez être amené-e à accompagner des opérationnels sur site pour des missions spécifiques : pré-réceptions, opérations de communication, etc.

Parallèlement, des missions d’assistanat de direction vous sont attribuées :
Assister les directeurs dans la gestion courante : accueil, agenda, déplacements, courriers, fournitures, organisation de réunions et d’évènements, classement, archivage
Assurer l’assistance comptable (suivi des factures) et administrative aux collaborateurs des départements

Profile

Vous bénéficiez d’une formation Bac + 2 minimum et vous avez une expérience confirmée en assistanat de direction, et assistanat polyvalent. Une expérience en construction ou promotion immobilière est un atout.

Compétences requises :
Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, InDesign, Outlook, Internet Explorer)
Bonnes capacités rédactionnelles

Qualités attendues :
Excellent relationnel, sens du service client, organisation & rigueur
Ouverture d’esprit, goût pour le travail en équipe, dynamisme
Sens de la confidentialité

Le poste à pourvoir est à Boulogne (92).

Entity

VINCI Immobilier, filiale du groupe VINCI, a pour métier de créer, de réaliser des projets immobiliers et de concevoir les villes d'aujourd'hui et de demain. VINCI Immobilier intervient sur deux grands secteurs du marché : l'immobilier résidentiel (logements et résidences gérées) et l'immobilier d'entreprise (bureaux, hôtels, commerces) répondant ainsi à la demande conjuguée des investisseurs, des institutionnels et des particuliers. Grâce à son offre multi-produit et son expertise dans la réalisation de grands projets complexes, VINCI Immobilier accompagne les collectivités locales pour la réalisation de leurs opérations d'aménagement et participe ainsi au développement des zones urbaines. En nous rejoignant, vous intégrez une entreprise à taille humaine où les rapports humains et le travail en équipe se vivent dans une ambiance conviviale. Les 850 collaborateurs de VINCI Immobilier sont des hommes et des femmes passionnés, curieux qui partagent les mêmes valeurs d'exigence et de qualité.