Facility Coordinator (Operation Support)

Job description

Responsibilities

職責

·  オンサイトスタッフ不在時のオペレーションカバー業務（一時的に１-２か月、１つのクライアント先で常駐する場合もあります）
·  業務内容：（以下の中から適性に応じ担当を決定）
· 
・ファシリティヘルプデスク

・文房具等の備品管理・発注

・受付、代表電話対応、来客用会議室管理（会議前後の整理整頓、予約調整等）

・請求書・経費精算処理

・設備不具合対応（AV機器含む）

・セキュリティカード貸出・管理

・マニュアル作成

・業務改善実施

・予算管理

・レポート作成

・ベンダーマネジメント

・宅配便・郵便荷受、発送、社内配布

・社内イベントサポート（ランチイベント、納会等の全社イベントの手配・設営・片付け）

・社内アナウンス作成（日英）

・役員秘書、チームアシスタント業務（Japanese/Non-Japanese両方サポート）（担当スタッフのスケジュール管理含む）

・年賀状、クリスマスカード、お花手配

・出張手配

担当アカウント：

一時的に１-２か月、１つのクライアント先で常駐する場合もあります。

Required qualifications ,
experience, skills and others

求められる資格・経験・スキル・その他要件

【必須スキル、経験】

·  最低１年以上の上記業務（総務）、アシスタント業務、又はホスピタリティ業界でのいずれかの実務経験
·  PCスキル（Word, Excel, PPT, OUTLOOK）
·  英語での実務経験（ビジネス会話レベル）
社内外含め、Face to Face、電話、Eメールでの コミュニケーションが１人でできる方。英語での資料作成、英語環境のシステムの利用あり（発注システム等）。
例）IT、経理、FM担当者が日本にいない場合は、リクエスト申請、承認取得、業務報告など全て英語でのやりとりになります。業務上のEメールが英語メインの場合でも抵抗なく業務を遂行できる方。
又、１対１、複数参加の電話会議、英語でのトレーニング（英語システムの使用方法の説明等）において、内容が理解でき、英語で質疑応答ができるレベル（難解な交渉までは不要）。

【その他】

·  クライアント・ベンダー及び社内チームメンバーとの円滑なコミュニケーション能力
·  お客様の立場に立って積極的に行動し、サービス改善のアイデアを提案できる。
·  引き継いだ業務の内容と目的を素早く理解し、自立して業務を実施できる。
·  マルチタスク、優先順位を付けた業務実施ができる。

Attractive Point

当該ポジションの 魅力、遣り甲斐

クライアント先により業務内容や業務プロセスが異なる為、幅広くFM業務を習得することができるとともに、クライアントの要望に沿った対応方法や提案力も習得できます。業界の異なる複数のクライアント先での業務が経験できますので、これからFM業務を学びたい方にも適したポジションです。

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement .

For additional details please see our career site pages for each country.

For employees in the United States, please see a fully copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy here .

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may email us at Accommodation.Reques@am.jl..com . This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.