secrétaire polyvalent(e) H/F (Administration d'entreprise et communication)
Alternance Le Barp (Gironde) Administration
Description de l'offre
Domaine : Administration d'entreprise et communication
Contrat : CDI
Description du poste :
Dans le cadre de différentes mobilités sur le site, et afin d'anticiper les besoins, le CESTA recherche un(e) secrétaire polyvalent(e).
Le(la) secrétaire polyvalent(e) joue le rôle de liaison entre les collaborateurs d’un même service/laboratoire et/ou des interlocuteurs externes. Ce poste, clé de l’organisation en entreprise, nécessite de bonnes compétences organisationnelles.
Mais quelles seront les missions associées ?
Les missions courantes :
Réaliser l’accueil physique et téléphonique des personnes extérieures ;
Recevoir, filtrer, attribuer et réorienter le courrier postal et électronique ;
Gérer les agendas des collaborateurs du service ;
Prendre et organiser des rendez-vous ;
Assurer la préparation et l’organisation logistique des réunions ;
S’occuper de la réalisation, du suivi et de la réception de commandes.
Les missions ponctuelles :
Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux de réunion ;
Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
Assurer la gestion administrative d’un dossier ;
Créer et mettre à jour des données diverses en faveur du bon fonctionnement du service et/ou de son optimisation ;
Mener des recherches documentaires diverses selon les besoins de collaborateurs ;
Créer ou améliorer des processus administratifs dans le but d’optimiser les flux de communication et le temps ;
Mettre en place une méthode d’archivage de documents administratifs en respectant les mentions légales de conservation ;
Pouvoir mettre en place et suivre une méthode de gestion des stocks de fournitures administratives ou autres produits nécessaires au fonctionnement du service.
Les compétences liées aux missions :
Maîtriser le traitement de texte, la rédaction et la relecture du courrier ;
Savoir gérer et actualiser une base d’informations ;
Savoir hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité ;
Maîtriser la dactylographie et la prise de note ;
Maîtriser les outils informatiques.
De formation BAC professionnel à BTS dans le domaine de l'administration et/ou la gestion des entreprises, vous avez de l'expérience dans le métier de secrétaire.
Rigoureux (se), vous savez réaliser vos missions en respectant les procédures administratives adéquates.
Communicant(e) et doté(e) d'un bon relationnel, vous faites preuve d'une bonne communication écrite et orale.
Organisé(e) et discret(e), vous savez traiter vos missions par priorité et garder pour vous les informations confidentielles qui vous seront confiées.
Les logiciels bureautiques n'ont aucun secret pour vous, vous savez mettre à profit toutes vos compétences informatiques au service de l'optimisation des processus administratifs.
Ville : 15 Avenue des Sablières, 33114 Le Barp, France